PEMROSESAN BERITA ACARA DAN ABSENSI PERKULIAHAN
1. Tujuan
Menjelaskan tentang instruksi kerja dari pemrosesan entri data Berita Acara & Absensi Perkuliahan, serta Berita Acara Ujian dengan benar.2. Pelaksana
2.1. Kepala Sekretariat Fakultas2.2. Staf Sekretariat Fakultas
2.3. Bagian Administrasi Akademik
3. Peralatan
3.1. Komputer4. Uraian Kerja
4.1. Bagian Administrasi Akademik men-generate KRS melalui Portal Akademik MIKA.4.2. Kepala Sekretariat Fakultas membuat folder di dalam Microsoft OneDrive, dimana 1 (satu) folder untuk 1 (satu) Dosen Pengampu Mata Kuliah. Di dalam folder tersebut memiliki 5 (lima) sub-folder yakni folder Berita Acara Perkuliahan, Bukti Distribusi Soal UTS, Bukti Distribusi Soal UAS, Berkas Hasil UTS, dan Berkas Hasil UAS.
4.3. Kepala Sekretariat Fakultas men-generate Berita Acara & Absensi Perkuliahan melalui aplikasi SIPT.
4.4. Kepala Sekretariat Fakultas mendistribusikan file excel Berita Acara & Absensi Perkuliahan dari masing-masing Dosen Pengampu ke dalam sub-folder Berita Acara Perkuliahan sesuai dengan nama Dosen Pengampu Mata Kuliah.
4.5a. Staf Sekretariat Fakultas memeriksa kelengkapan pengisian Berita Acara & Absensi Perkuliahan oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah.
4.5b. Staf Sekretariat Fakultas mengentri data Berita Acara & Absensi Perkuliahan dengan aplikasi SIPT melalui menu HARI > Input Berita Acara Perkuliahan, berupa tarik data Absensi Mahasiswa dan Dosen Pengampu dari mesin absensi (waktu masuk dan keluar perkuliahan), topik bahasan minggu perkuliahan, asisten praktek (untuk mata kuliah Praktek) yang telah diisikan oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah, serta memilih jenis pertemuan adalah Tatap Muka.
4.5c. Apabila ada laporan dari Mahasiswa atau Dosen Pengampu Mata Kuliah terkait status kehadiran mahasiswa, dimana mahasiswanya Hadir tetapi dinyatakan Absen, maka Staf Sekretariat Fakultas akan memeriksa kembali status kehadirannya pada mesin absensi.
4.5a. Kepala Sekretariat Fakultas merekap data minggu perkuliahan mingguan yang akan dijalankan pada minggu depan kepada Staf Sekretariat Fakultas.
4.5b. Staf Sekretariat Fakultas mengentri data Berita Acara Perkuliahan berdasarkan rekap data pertemuan perkuliahan mingguan tersebut sebelum minggu perkuliahan dimulai dengan aplikasi SIPT melalui menu HARI > Input Berita Acara Perkuliahan, serta memilih jenis pertemuan adalah Online Learning.
4.5c. Staf Sekretariat Fakultas memeriksa kelengkapan pengisian Berita Acara & Absensi Perkuliahan oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah.
4.5d. Staf Sekretariat Fakultas mengentri data Berita Acara & Absensi Perkuliahan dengan aplikasi SIPT melalui menu HARI > Input Berita Acara Perkuliahan, berupa topik bahasan minggu perkuliahan, metode pelaksanaan kuliah daring, tanggal penyerahan Berita Acara (berdasarkan version history dari Microsoft OneDrive), asisten praktek (untuk mata kuliah Praktek), dan absensi mahasiswa yang telah diisikan oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah.
4.5e. Apabila ada laporan dari Mahasiswa terkait status kehadiran mahasiswa, maka Sekretariat akan mengarahkan Mahasiswa untuk melapor ke Dosen Pengampu Mata Kuliah terkait untuk diklarifikasi sesuai dengan batas waktu komplain status kehadiran yang telah ditentukan dalam Panduan Penyelenggaraan Perkuliahan Daring.
4.5f. "Apabila terdapat permintaan revisi status kehadiran mahasiswa dari Dosen Pengampu Mata Kuliah, maka Staf Sekretariat Fakultas akan merevisi status kehadiran mahasiswa dengan aplikasi SIPT melalui menu HARI > Input Berita Acara Perkuliahan.
Khusus untuk minggu ke-15 sebelum UAS, setelah status kehadiran mahasiswa direvisi melalui aplikasi SIPT, Staf Sekretariat Fakultas wajib menginformasikan kepada Dosen Pengampu Mata Kuliah terkait tentang update kehadiran mahasiswa yang disajikan di Portal Akademik MIKA untuk keperluan penilaian."
4.5a. Staf Sekretariat Fakultas memeriksa kelengkapan pengisian Berita Acara Perkuliahan oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah.
4.5b. Staf Sekretariat Fakultas mengentri data Berita Acara Perkuliahan dengan aplikasi SIPT melalui menu HARI > Input Berita Acara Perkuliahan, berupa tarik data Absensi Dosen Pengampu dari mesin absensi (waktu masuk dan keluar), topik bahasan minggu perkuliahan yakni UTS atau UAS, asisten praktek (untuk mata kuliah Praktek) yang telah diisikan oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah, serta memilih jenis pertemuan adalah Ujian.
4.5a. Staf Sekretariat Fakultas memeriksa kelengkapan pengisian Berita Acara Perkuliahan oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah.
4.5b. Staf Sekretariat Fakultas mengentri data Berita Acara Perkuliahan dengan aplikasi SIPT melalui menu HARI > Input Berita Acara Perkuliahan, berupa topik bahasan minggu perkuliahan yakni UTS atau UAS, asisten praktek (untuk mata kuliah Praktek) yang telah diisikan oleh Dosen Pengampu Mata Kuliah, serta memilih jenis pertemuan adalah Ujian.
4.6. Kepala Sekretariat Fakultas mengekspor Rekap Pertemuan dosen, Rekap Ketidakhadiran dosen, Rekap Pengganti Dosen, dan Rekap Tapping Dosen dengan aplikasi SIPT dan mengirimkan kepada masing-masing Program Studi apabila terdapat masalah-masalah terkait administrasi perkuliahan.
4.7. Dosen Pengampu Mata Kuliah dapat mencetak sendiri Rekap Berita Acara & Absensi Perkuliahan dari Portal Akademik MIKA untuk keperluan dari dosen yang bersangkutan.
5. Dokumen
5.1. FM-IK-SF-07-01 : Rekap Berita Acara Perkuliahan5.2. FM-IK-SF-07-02 : Rekap Absensi Perkuliahan
5.3. FM-IK-SF-07-03 : Berita Acara Perkuliahan
5.4. FM-IK-SF-07-04 : Absensi Perkuliahan
5.5. Rekap Pertemuan Dosen (SIPT)
5.6. Rekap Ketidakhadiran Dosen (SIPT)
5.7. Rekap Pengganti Dosen (SIPT)
5.8. Rekap Tapping Dosen (SIPT)
Untuk lebih lengkapnya tentang instruksi kerja ini dapat didownload disini
