PENGENDALIAN DOKUMEN
1. Tujuan
Menjelaskan tentang tata cara pembuatan dokumen baru serta pengajuan perubahan dokumen dari masing-masing Unit Kerja.2. Pelaksana
2.1. Unit Kerja2.2. Kepala Bagian Penjaminan Mutu
2.3. Kepala Subbagian Penjaminan Mutu Internal
3. Peralatan
3.1. Komputer4. Uraian Kerja
4.1. Pahami struktur dokumen SPMI dimana dokumen tersebut dapat dikategorikan ke dalam 4 (empat) level, yaitu:1. Level I
Dokumen level I terdiri dari 3 (tiga) dokumen:
a. Kebijakan SPMI
Kebijakan SPMI merupakan dokumen tertulis yang menjelaskan bagaimana SPMI dipahami dan dikelola di dalam lingkungan Universitas. Kebijakan Mutu pada Universitas mencakup semua aspek baik akademik maupun non akademik pada lingkungan Universitas.
b. Manual SPMI
Manual SPMI berisikan bagaimana standar akan dirancang, ditetapkan, dilaksanakan, dievaluasi, ditindaklanjuti, bahkan diperbaharui maupun ditingkatkan standarnya dengan tetap memperhatikan peraturan pemerintah yang berlaku dan visi Universitas.
c. Standar Mutu
Standar mutu merupakan dokumentasi tertulis yang berisikan kriteria atau patokan yang harus dipedomani dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi. Standar mutu berisikan standar yang ditetapkan oleh Pemerintah, yaitu Standar Nasional Dikti (SN Dikti), dan standar yang ditetapkan sendiri oleh universitas dimana standar ini menunjukkan ciri kekhasan Universitas untuk melampaui SN Dikti.
Dokumen level I (Kebijakan SPMI, Manual SPMI dan Standar Mutu) disusun oleh Kepala Bagian Penjaminan Mutu bersama pimpinan Universitas untuk ditetapkan dalam peraturan Yayasan Bina Pertiwi Medan setelah mendapatkan pertimbangan/persetujuan dari senat.
2. Level II Dokumen level II dikenal dengan nama Prosedur Mutu. Prosedur mutu menjelaskan bagaimana cara melakukan tugas secara umum serta menguraikan langkah-langkah dalam penyelesaian suatu dokumen. Dokumen ini dibuat oleh masing-masing Unit Kerja sesuai dengan proses bisnis di Unit Kerja yang bersangkutan. Isi dokumen ini harus meliputi:
- Tujuan;
- Ruang Lingkup;
- Tanggung Jawab;
- Definisi;
- Referensi;
- Uraian Prosedur;
- Catatan Mutu.
3. Level III
Dokumen level III sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu unit yang terlibat. Dokumen level III ini dikenal dengan nama Instruksi Kerja. Instruksi Kerja merupakan dokumen yang menguraikan sebuah proses atau kegiatan secara lebih rinci dan bersifat teknis. Instruksi kerja dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan. Dokumen ini dibuat oleh masing-masing Unit Kerja. Isi dokumen harus meliputi:
- Tujuan;
- Pelaksana;
- Peralatan;
- Uraian Kerja;
- Dokumen.
4. Level IV
Catatan mutu merupakan dokumen level IV. Istilah lain yang digunakan selain catatan mutu adalah rekaman. Dokumen ini dibuat oleh masing-masing Unit Kerja dan disesuaikan dengan kebutuhan di Unit Kerja yang bersangkutan.
4.2. Unit Kerja mengajukan dokumen baru atau perubahan dokumen (Level II sampai IV).
Unit Kerja yang mengajukan pembuatan dokumen baru atau perubahan dokumen harus mengisi Form Permintaan Pembuatan/Revisi Dokumen (FM-IK-MUTU-01-03) dan meminta persetujuan dari atasan langsung. Dalam pembuatan dokumen, terdapat beberapa dokumen yang harus dipersiapkan oleh masing-masing Unit Kerja yang bersangkutan.
4.3. Kepala Bagian Penjaminan Mutu memeriksa penomoran dokumen yang telah dibuat.
5. Dokumen
5.1. FM-IK-MUTU-01-01 : Daftar Induk Dokumen5.2. FM-IK-MUTU-01-02 : Daftar Distribusi dan Penarikan Dokumen
5.3. FM-IK-MUTU-01-03 : Permintaan Pembuatan/Revisi Dokumen
Untuk lebih lengkapnya tentang instruksi kerja ini dapat didownload disini
