PENGAMBILAN TOGA/IJAZAH
1. Tujuan
1.1. Menjelaskan tahapan pengambilan Toga atau Ijazah beserta pendukungnya dengan tepat dan benar2. Pelaksana
2.1. Kasubag pelayanan akademik2.2. Staf pelayanan akademik
3. Peralatan
3.1 Smartphone3.2 Komputer
4. Uraian Kerja
Untuk pengambilan Toga :4.1. Kasubag pelayanan akademik menerima perlengkapan Toga dari bagian rumah tangga.
4.2. Staf pelayanan akademik dengan smartphone men-scan QRCode dari bukti pembayaran wisuda digital (dari MIKA) dari calon wisudawan.
4.3. Staf pelayanan akademik memeriksa kecocokan informasi profil calon wisudawan hasil scan QRCode dengan informasi profil pada bukti pembayaran digital (dari MIKA) dari calon wisudawan.
4.4. Staf pelayanan akademik memeriksa status pengambilan Toga dari hasil scan QRCode.
4.5. Apabila status pengambilan Toga adalah belum pernah ambil, maka staf pelayanan akademik akan menyerahkan Toga beserta perlengkapannya kepada calon wisudawan, kemudian memberikan tanda centang pada daftar yang tersedia pada smartphone dan status pengambilan (sudah ambil dan lengkap, atau sudah ambil tetapi belum lengkap).
4.6. Apabila status pengambilan Toga adalah sudah ambil tetapi belum lengkap, maka staf pelayanan akademik akan menyerahkan Toga atau perlengkapan Toga yang belum lengkap kepada calon wisudawan, kemudian memberikan tanda centang pada daftar yang tersedia pada smartphone dan status pengambilan menjadi sudah ambil dan lengkap.
4.7. Apabila pengambilan Toga diwakilkan oleh orang lain, maka pihak yang diwakilkan wajib melampirkan Surat Kuasa untuk pengambilan Toga. Apabila pihak yang diwakilkan tidak memiliki QRCode, maka pencarian informasi profil calon wisudawan dan pemberian status pengambilan akan dilakukan melalui MIKA oleh kasubbag pelayanan akademik.
4.8. Apabila alumni yang datang mengambil Toga adalah alumni dari periode sebelumnya, maka tidak diizinkan lagi untuk mengambil Toga beserta perlengkapannya.
4.1. Kasubag pelayanan akademik menerima dokumen Ijazah beserta pendukungnya dari Kasubag nilai dan statistik.
4.2. Staf pelayanan akademik dengan smartphone men-scan QRCode dari bukti pembayaran wisuda digital (dari MIKA) dari alumni.
4.3. Staf pelayanan akademik memeriksa kecocokan informasi profil alumni hasil scan QRCode dengan informasi profil pada bukti pembayaran digital (dari MIKA) dari alumni.
4.4. Staf pelayanan akademik memeriksa status pengambilan Ijazah dari hasil scan QRCode.
4.5. Apabila status pengambilan Ijazah adalah belum pernah ambil, maka staf pelayanan akademik akan menyerahkan Ijazah beserta dokumen pendukungnya kepada alumni, kemudian memberikan tanda centang pada daftar yang tersedia pada smartphone dan status pengambilan (sudah ambil dan lengkap, atau sudah ambil tetapi belum lengkap).
4.6. Apabila status pengambilan Ijazah adalah sudah ambil tetapi belum lengkap, maka staf pelayanan akademik akan menyerahkan Ijazah atau dokumen pendukung Ijazah yang belum lengkap diambil kepada alumni, kemudian memberikan tanda centang pada daftar yang tersedia pada smartphone dan status pengambilan menjadi sudah ambil dan lengkap.
4.7. Apabila pengambilan Ijazah diwakilkan oleh orang lain, maka pihak yang diwakilkan wajib melampirkan Surat Kuasa untuk pengambilan Ijazah. Apabila pihak yang diwakilkan tidak memiliki QRCode, maka pencarian informasi profil alumni dan pemberian status pengambilan akan dilakukan melalui MIKA oleh kasubag pelayanan akademik.
4.8. Untuk pengambilan Ijazah beserta dokumen pendukungnya, wisudawan yang mengambil atau pihak yang diwakilkan untuk mengambil, wajib membawa materai Rp. 6000, mengisi Surat Pernyataan Pengambilan Ijazah yang telah disediakan oleh BAA, dan menandatangani Surat Pernyataan tersebut di atas materai.
5. Dokumen
5.1. : Surat Pernyataan Pengambilan IjazahUntuk lebih lengkapnya tentang prosedur ini dapat didownload disini
