SPMI Mikroskil: PENANGANAN SURAT KELUAR

PENANGANAN SURAT KELUAR

1. TUJUAN

Menjelaskan secara sistematis prosedur pembuatan surat keluar agar pembuatan dan pengiriman surat terlaksana dan terdokumentasi dengan baik

Prosedur ini menguraikan proses pembuatan dan pengiriman surat ke pihak eksternal yang dimulai dari pembuatan surat, penandatangan, pengarsipan, dan pengiriman, serta pendistribusian surat ke unit kerja terkait

3. TANGGUNG JAWAB

3.1. Kepala Kantor Sekretariat Rektorat : menerbitkan surat keluar fisik maupun digital atas permintaan dan persetujuan dari Kepala Unit.
3.2. Rektor/ Wakil Rektor : Menandatangani surat keluar.
3.3. Kepala Kantor Sekretariat Rektorat : memindai surat keluar fisik dan email surat keluar kepada unit kerja terkait. Mencatat ke dalam file pencatatan surat keluar dan arsip.
3.4. Staf Rumah Tangga: mengirim surat fisik ke alamat yang dituju

4. DEFINISI

4.1. Surat Keluar adalah surat resmi yang dibuat oleh suatu perusahaan/ organisasi yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan maupun perusahaan/organisasi.

5. REFERENSI

5.1. Manual Mutu Universitas Mikroskil

5. URAIAN PROSEDUR

Terlampir

6. CATATAN MUTU

7.1. Surat Keluar
7.2. File Pencatatan Surat Keluar

Untuk lebih lengkapnya tentang prosedur ini dapat didownload disini